Když člověk začíná s novou evidencí, často chce co nejrychleji vystavit první fakturu. To je pochopitelné. Jenže v praxi se hodně vyplatí udělat si ještě předtím pořádek v adresáři firem.
Adresář totiž není jen seznam kontaktů. Je to místo, odkud si pak faktury a doklady berou údaje o zákaznících i dodavatelích. Čím lépe si ho připravíte na začátku, tím méně budete později přepisovat stejné údaje pořád dokola. Pokud už máte hotové fakturační nastavení, je tohle další praktický krok, který vám ulehčí všechno ostatní.
Co je adresář firem
Jednoduše řečeno je to seznam firem a lidí, se kterými pracujete.
Můžou to být:
- zákazníci
- dodavatelé
- firmy, kterým vystavujete faktury
- firmy, od kterých přijímáte doklady
Pokud jste například zedník, zahradník, grafik nebo provozujete menší servis, typicky máte okruh opakujících se kontaktů. A právě pro ně má adresář největší smysl.
Proč nestačí psát údaje ručně do každé faktury
Na úplném začátku může vypadat jednodušší vyplnit jméno firmy, adresu a další údaje ručně přímo při vystavování dokladu. Jenže velmi rychle se ukáže, že to zdržuje.
Když máte partnera uloženého v adresáři:
- nemusíte jeho údaje vypisovat znovu
- je menší šance na překlep
- stejný kontakt použijete ve faktuře i v dokladu
- lépe se drží pořádek, když s jednou firmou pracujete opakovaně
Adresář je tedy hlavně úspora času a méně zbytečných chyb.
Co se u firmy vyplatí vyplnit
Nemusíte zapisovat vše, co existuje. Ale je dobré mít připravený rozumný základ.
Typicky se hodí:
- název firmy
- IČ
- případně DIČ
- město nebo adresa
- kontaktní osoba
- e-mail nebo telefon
- bankovní spojení, pokud ho potřebujete
- informaci, jestli jde o odběratele nebo dodavatele
Čím častěji s někým pracujete, tím větší smysl dává mít jeho údaje v adresáři co nejúplnější.
Jak adresář pomáhá v běžné práci
Představte si, že jste třeba podlahář a několikrát do roka fakturujete stejné stavební firmě. Nebo jste fotograf a opakovaně spolupracujete s několika agenturami. Nebo vedete malou tiskárnu a často vystavujete faktury stejným odběratelům.
V takové chvíli je adresář přesně to místo, které vám šetří čas. Místo opisování údajů partnera ho jen vyberete a pokračujete dál.
Stejně tak to pomáhá i u dokladů. Když přijde úhrada nebo evidujete výdaj, partner už je v systému připravený.
Kdy adresář založit
Nejlepší chvíle je hned na začátku, ještě než začnete vystavovat první ostré doklady. Nemusíte do něj nahrát stovky firem. Stačí založit pár těch, které opravdu používáte nebo budete používat nejdřív.
To znamená třeba:
- hlavní zákazníky
- pravidelné dodavatele
- firmy, u kterých víte, že se k nim budete vracet
Takový začátek bohatě stačí.
Co když už kontakty máte jinde
To je běžná situace. Spousta lidí má kontakty zatím v Excelu, v telefonu, v e-mailu nebo ve starém systému. Dobrá zpráva je, že adresář nemusíte nutně plnit všechno ručně po jednom.
Pokud už existují starší data, dává smysl počítat s jejich importem. Na začátek ale většinou stačí nahrát jen nejdůležitější firmy a zbytek řešit postupně.
Nejčastější chyba na začátku
Nejčastější chyba je, že člověk adresář odloží s tím, že ho udělá později. Jenže později obvykle znamená ve chvíli, kdy už má rozdělané faktury a doklady a každé ruční přepisování zbytečně zdržuje.
Proto je lepší připravit si aspoň základní kontakty hned po spuštění evidence.
Jednoduchý doporučený postup
Pokud chcete začít bez chaosu, držte se tohoto:
- založte si několik hlavních zákazníků a dodavatelů
- doplňte u nich základní identifikační a kontaktní údaje
- označte si, kdo je odběratel a kdo dodavatel
- teprve potom začněte vystavovat faktury a zapisovat další doklady
To je nejrychlejší způsob, jak si ulehčit další práci.
Co bude dál
Jakmile máte připravený adresář, dává smysl podívat se na číselné řady a předkontace. Na první pohled to nejsou nejviditelnější části aplikace, ale právě ony drží pořádek v dokladech a usnadňují běžný provoz.